Informationspflicht gegenüber Teilnehmer*innen der Veranstaltung (Art. 13 DSGVO)
„Netzwerkkonferenz Zukunftsräume Niedersachsen“
1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Veranstaltung „Netzwerkkonferenz Zukunftsräume Niedersachsen“.
2. Name und Kontaktdaten des/der Verantwortlichen
Niedersächsisches Ministerium für Bundes- und Europaangelegenheiten und Regionale Entwicklung
z. H. Julian Sauer
Osterstraße 40
30159 Hannover, Deutschland
Telefon: +49 511/120-8458
E-Mail: zukunftsraeume@mb.niedersachsen.de
Internet: https://www.mb.niedersachsen.d...
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihre Anmeldung zum „Netzwerkkonferenz Zukunftsräume Niedersachsen“ entgegen nehmen zu können, diese zu organisieren und Sie ggf. auch im Nachgang zwecks Qualitätssicherung zu kontaktieren. Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO – Vertrag – sowie Artikel 6 Abs. 1 a) DSGVO – Einwilligung – verarbeitet. Bei Ihrer Registrierung und der Terminvereinbarung werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet und gespeichert. Je nach Art und Umfang der Nutzung kommt es insbesondere zur Verarbeitung folgender Daten:
In der Registrierung erfasste Daten (Fett = Pflichtfeld): Anrede, Vorname, Name, E-Mail, Name der Organisation, Straße, PLZ, Stadt, Land, Interessiert am Workshop
Im Teilnehmerprofil erfasste Daten (Fett = Pflichtfeld, die anderen Felder sind op-tional): Anrede, Vorname, Name, Land, Bild des Teilnehmers, Kurzbeschreibung, Freie Stichworte, Funktion, Interessiert am Workshop, Mitglied der Arbeitsgruppe, Themenbereich, Zuständiges ArL, Landkreis/kreisfreie Stadt, Telefon, XING, LinkedIn
Im Organisationsprofil erfasste Daten (Fett = Pflichtfeld, die anderen Felder sind optional): Name der Organisation, Straße, PLZ, Stadt, Land, Logo der Organisation, Cover-Bild, Kurzbeschreibung, Freie Stichworte, Internet, Art der Organisation, Zuständiges ArL, Landkreis/kreisfreie Stadt
Auf dem Marktplatz erfasste Daten (optional, keine Pflichtfelder): Art des Ange-bots, Name des Angebots, Bilder-Upload, Kurzbeschreibung, Freie Stichworte, Aus-führliche Beschreibung, Rolle im Projekt, Gewünschte Zusammenarbeit, Hauptthe-mengebiete, Sub-Themengebiete, PDF-Upload
Zusätzlich erfasste Daten:
- Registriert am, verifiziert am
- Datum und Uhrzeit des letzten Zugriffs
- IP-Adresse des Nutzers (nur für die Steuerung der Cookies)
Für die online-Vorträge wird Zoom genutzt. Die Vorträge werden aufgezeichnet. Der Zugang zu den Vorträgen ist für die registrierten Teilnehmer nach deren Login möglich. Eine zusätzliche Registrierung für die Vorträge ist nicht erforderlich. Für die bilateralen Gesprä-che (B2B-Meetings) wird BigBlueButton (BBB) eingesetzt. Die bilateralen Gespräche werden nicht aufgenommen. Bei den online-Vorträgen und im Rahmen Ihrer bilateralen online-Gespräche werden Ihre personenbezogenen Daten in Form von Video und/oder Audio verarbeitet. Sie können selbst entscheiden, ob Kamera und/oder Mikrofon ein- oder ausgeschaltet sind. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Inhalte zu teilen, indem Sie die Chatfunktion nutzen. Wir verarbeiten Ihre im Chat enthaltenen personenbezogenen Daten. Diese im Chat der Vorträge veröffentlichten Informationen werden auch von den anderen registrierten Teilnehmern gesehen. Informationen aus dem Chat Ihrer bilateralen online-Gespräche sind aus-schließlich für Ihre Gesprächspartner sichtbar. Für die Nutzung der ascrion Networking Plattform müssen Sie den Nutzungsbedingungen der ascrion GmbH zustimmen. Die von Ihnen in den Profilen eingetragenen Daten werden auf den Servern der Hetzner online GmbH in Falkenstein, Deutschland gehostet. Die in Ihren online-Gesprächen sichtbaren Daten werden auf den Servern der OVH GmbH in Frankfurt am Main, Deutschland gehostet.
4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
- Mitarbeiter der Veranstalter, die an der Organisation des Events beteiligt sind
- Mitwirkende Referent:innen, die in den online-Vorträgen, Workshops und Diskussi-onen involviert sind
- ascrion Mitarbeiter, die BigBlueButton administrieren (Details zur Datenverarbei-tung während der Nutzung von BBB)
- Dienstleister, die für die technische Administration der Veranstaltung verantwortlich sind
5. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
- Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt über eine Webanwendung im Internet. Die Vertraulichkeit, die Integrität (Unverletzlichkeit), die Authentizität (Echtheit) und die Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten kann damit nicht garantiert werden. Ihre Daten können über die Webanwendung auch in Drittländern abgerufen werden, die keine der Bundesrepublik Deutschland vergleichbaren Datenschutzbestimmungen kennen.
- Für die Übermittlung personenbezogener Daten an Institutionen und Unternehmen in Drittländer besteht nur dann ein angemessenes Datenschutzniveau, wenn entsprechende Beschlüsse der EU-Kommission dazu vorliegen. Ist dies nicht der Fall, kann insofern eine erhöhte Gefahr nicht ausgeschlossen werden, dass Sie Ihre Datenschutzrechte nicht werden wahrnehmen und sich insbesondere nicht gegen unbefugte Offenbarung und Verarbeitung werden wehren können. Ferner werden deutsche Auf-sichtsbehörden im Rahmen ihrer Zuständigkeit Beschwerden nicht nachgehen und diesen abhelfen können.
- Die auf der Veranstaltungsplattform eingetragenen Daten werden auf den Servern der Hetzner Online GmbH in Nürnberg (Deutschland) und Falkenstein (Deutschland) durch den serbischen Auftragsdatenverarbeiter NEWTEC SOLUTIONS administriert. NEWTEC SOLUTIONS ist ausschließlich für die technische Administration der Server und der Partnering-Technologie verantwortlich. Personenbezogene Daten werden nicht bzw. nur nach Aufforderung durch die ascrion GmbH von NEWTEC SOLUTIONS verarbeitet. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten fin-det nur dann statt, wenn technische Probleme bei einem Teilnehmerprofil auftreten, die von ascrion nicht selbst behoben werden können. Eine automatische Übertragung der auf der Veranstaltungsplattform eingetragenen Daten nach Serbien findet nicht statt. Ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag zwischen der ascrion GmbH und NEWTEC SOLUTIONS wurde abgeschlossen.
6. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre Daten werden nach der Erhebung für 6 Monate gespeichert.
7. Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die ascrion GmbH, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Der Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Niedersachsen ist
Barbara Thiel
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511/1204500
Internet: barbara.thiel@lfd.niedersachsen.de
8. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten durch die ascrion GmbH eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der auf-grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung, wird durch diesen nicht berührt.
